Wenn die Chemie stimmen muss: Cultural & Organizational Fit in IT-Projekten

00:00:05: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Digitalgespräch.

00:00:08: Heute sprechen wir über ein Thema, das in IT-Projekten oft unterschätzt wird aber regelmäßig über den Erfolg entscheidet – nämlich den Organisational und Cultural Fit.

00:00:17: Gemeinsam mit Martin Markowski von ACTIV begrüßen wir heute zwei Gäste die in der Vergangenheit bereits sehr eng und erfolgreich in diversen IT- Projekten zusammengearbeitet haben Rolf Frischknecht CFO und Geschäftsführer der FICO Management GmbH.

00:00:32: Reto Höhen, Partner von unserem Beratungspartner Panof Consulting.

00:00:36: Wir möchten diskutieren warum IT-Partnerschaften weit über reine Technologie hinausgehen und worauf es beim gemeinsamen Arbeiten eigentlich wirklich ankommt?

00:00:45: Ich bin ein bisschen auf der und wir starten auch direkt los!

00:00:56: Herzlich willkommen Rolf und Reto und Martin natürlich.

00:01:00: aber für die zwei Gäste, die wir heute dabei haben würde ich mich freuen wenn ihr euch gerne kurz das mal vorstellen könntet.

00:01:10: Ja, gerne.

00:01:12: Wie du gesagt hast, Rettelhöhen.

00:01:14: Ich bin Partner bei Pan-Off Consulting und wir setzen verschiedene Transformationsvorhaben um sind meistens in der Schnittstelle zwischen IT und Fach und begleiten Firmen von Strategien dann eben Umsetzung bis hin zum Betrieb.

00:01:35: Mein Name ist Rolf Frischknecht.

00:01:36: ich bin Gründer und Inhaber des Freco Management.

00:01:40: Trikotmanagement ist spezialisiert auf Interimbasis und von einem Service, vor allem im KMU-Bereich.

00:01:51: Vielen vielen Dank Rolfen Ritter dass ihr hier dabei seid in dieser Episode wo wir darüber sprechen wollen wie wichtig es eigentlich ist das der IT Dienstleistern IT Projekten auch matcht mit dem Kunden und mit dem Unternehmen selbst.

00:02:11: Man sieht das, denke ich in der Praxis immer wieder.

00:02:15: Auch wenn es technisch ganz gut funktioniert und auch gewisse Anforderungen erfüllt werden, dass es trotzdem bestimmte Themen gibt die nicht so gut funktionieren können.

00:02:28: Das heißt, wenn Arbeitsweisen oder Kommunikationsstile nicht zusammenpassen.

00:02:34: Da wollte ich euch aus eurer Erfahrung fragen Warum reicht das nicht aus?

00:02:40: Warum reicht es nicht aus, einfach nur technisch zusammen zu funktionieren.

00:02:45: Ja also ich glaube... Es ist halt nicht nur eine Frage von Prozesse oder Organisationen.

00:02:55: Respektive Kultur gibt wie man schafft, wenn ein Prozess ausgeführt wird und wie man organisiert ist.

00:03:05: Gibt das ja auch so ein bisschen vor.

00:03:09: Ich sage jetzt, wenn wir die Firmen anschauen, in welcher Phase sie sind.

00:03:14: Zum Beispiel ein Start-up-Firma ist natürlich kulturell ganz anders unterwegs als eine sehr gesetzte Firma, die vielleicht einen Entscheidungsweg viel länger ruht und mehr Wert auf Stabilität leidet und über den Start up sucht es sehr schnell zu sein, flexibel zu sein oder rasch etwas aufzubauen.

00:03:38: Und wenn man einen Partner hat, der das nicht versteht oder das nicht erfüllen kann.

00:03:44: Wenn beispielsweise eine grosse Firma, ein grosser IT-Anbieter bei uns ist, versucht dann ein Startup zu betreuen, passt das schon mal nicht zusammen von dem Prozess her und macht es schwieriger am täglichen Leben.

00:04:01: Da muss ich gleich dran denken, weil du ja gemeint hast, Start up also ... dass jemand muss sich ja anpassen.

00:04:09: Also habe ich das irgendwie gerade zu den Gedanken gehabt, so irgendwer?

00:04:13: Aber wer ist es dann?

00:04:14: also sind es dann eher beide die dann gegenseitig nicht anpassen?

00:04:19: oder war einfach nur ein Gedanke?

00:04:23: Es ist wahrscheinlich von beiden Seiten ein Stück weit, oder?

00:04:28: Ich meine das Projekt rund jetzt stand weil sowohl Auftrag gaben als auch Auftrag nahmerseiten sich darauf geeinigt haben irgendes das Resultat zu erarbeiten.

00:04:39: In diesem Prozess gibt es einen Eingangs auch schon gesagt, weit aus mehr als nur fachliche Kompetenz oder technische Umsetzung.

00:04:49: Es gibt extrem viel Kommunikation zwischen beiden Parteien, es gibt ein tägliches Miteinander oder es gibt idealerweise auch ein gemeinsames Projektteam und man muss sich miteinander rauskommen.

00:05:06: Spass miteinander, idealerweise.

00:05:08: Und weil dann einfach der ganze Prozess viel besser funktioniert und mehr Freude bereitet.

00:05:16: In diesem Zusammenhang ist es so wie du gesagt hast, je nachdem bei dieser Organisation oder in welcher Lebenszyklusphase sich diese befindet oder wie viele auch organisatorische Materität vorhanden sind, sind die vielleicht eher voll im Freestyle-Modus und es passiert alles ein bisschen auf die Zuruf oder sie sind sehr stringent und gehen nach Prozessmethoden vor, der Projektmethod je nachdem was dann effektiv der Fall ist.

00:05:51: Ich glaube das muss man auch relativ früh miteinander vereinbaren und sich auf eine Frage einigen.

00:05:58: Das sind manchmal ganz einfache Sachen.

00:06:01: In welcher Frequenz wird zu welchem Thema oder auf welchen Ebene kommuniziert?

00:06:06: Das ist aus meiner Sicht einmal eines der wichtigsten Dinge, damit auf beiden Seiten eine klare Erfahrtungshaltung vorhanden ist wenn fließen welche Informationen.

00:06:16: Weil die Kommunikation meistens eines der Hauptprobleme ist, wenn es irgendwann mal klemmt.

00:06:24: Vielleicht können wir da gerade einhaken, weil aus eigener Erfahrung glaube ich es wird viel zu wenig in die Vorleistung investieren.

00:06:33: Weil der kulturelle Feet ist eben so wichtig oder ist noch sogar wichtiger würde ich sagen als Fachpotenz, weil die Fachkompetenzen sich jetzt einfach voraus setzten.

00:06:42: Wenn ein Lieferant kommt und der Projektleiter ... Aber jetzt sind wir schon hier!

00:06:47: Wer ist der Projekt-Leiter?

00:06:49: Der Projektleiter kann bei einem grossen Unternehmen super passen, beim Start-up wie du gesagt hast oder bei einem KMU ist es nicht richtig.

00:06:57: Weil er einfach mit ihr dicken und wie man miteinander umgeht, das ist absolut entscheidend.

00:07:04: Und das Zweite, was ich auch noch einwerfen möchte, ist die Länge von so einem Projekt.

00:07:09: Also reden wir hier vor ein paar Wochen, vor einigen Monaten oder sogar von Jahr?

00:07:14: Wir wissen ja alle, also ich rede jetzt halt ein wenig vom KMU-Bereich.

00:07:19: So eine Systemablösung macht man nicht in ein paar Wochen oder?

00:07:25: Da reden wir wirklich mehr Monatik oder sogar von ein bis zwei Jahren.

00:07:30: und dort wie man sich aufstellt auf die Seite des Lieferants und auf der Seite des Unternehmens ist absolut entscheidend und auch könnte die Leute miteinander.

00:07:42: Sonst sage ich, wie es ganz schwierig wird.

00:07:45: Oder wenn die Chemie nicht stimmt oder zwischen den Personen.

00:07:48: Oder sagen wir mal Kommunikationsregeln nicht am Anfang festgelegt werden und mir Vorgängige einmal zusammensetzt für sich kennenzulernen und auch offen zu sagen, dass das funktioniert oder nicht.

00:08:01: Dann ist der Projektenvogel ein wesentlicher Treiber, ein wesentlicher Volksfaktor.

00:08:07: Das ist so.

00:08:08: Und ein Punkt, das ich dort auch ganz wichtig finde, dass Initialen kennenlernen aus meiner Sicht immer, wenn es immer geht persönlich von Ort.

00:08:19: Oder wir machen ja heutzutage viel Arbeiten remote oder ohne dass man unbedingt tägliche physischen Kontakt im gleichen Raum sitzt etc... Und das mag alles gut sein und funktionieren.

00:08:37: Wir haben ja auch in Corona-Zeiten erlebt, dass es trotzdem nicht funktioniere.

00:08:41: Aber ich bin dort ein Felsenfest davon überzeugt gerade was du angesprochen hast oder mal so die erste Chemie zu spüren oder auch zu schnuppern, dass das Initiale kennenlernen unbedingt vor Ort oder persönlich machen.

00:08:59: Dann gegenüber einmal die Hand schütteln, vielleicht eben auch zwei oder drei informelle Worte wechseln.

00:09:05: Das ist unglaublich hilfreich um einfach auch zu verstehen.

00:09:08: wie tickt das Gegenüber?

00:09:12: Es ist richtig!

00:09:15: Ich möchte noch den Hinweis geben.

00:09:17: heute läuft es halt viel über Ausschreibungen.

00:09:20: Firmen haben meistens irgendwelche Vorgaben, welche sie müssen über Aussschreibung die Lieferanten suchen.

00:09:29: Das ist grundsätzlich gut, aber es erschwert ein bisschen das, was wir beide jetzt gerade angesprochen haben.

00:09:36: Man konzentriert sich dann bei diesen Ausschreibungen oft sehr auf technische Vorgaben oder Funktionen werden ausgeschrieben und alles können zum Projekt abläuft.

00:09:51: Aber eben so einen Cultural Fit sieht man eigentlich... selten irgendwie etwas dazu in den Ausschreibungen.

00:09:57: Das heisst, am Schluss ginge dann vielleicht einer ... Ja, vielleicht lerne ich den kennen und ich merke aber eigentlich mit dem kann ich es gar nicht so wirklich gut.

00:10:06: Aber

00:10:06: Eto, da müssen wir gleich einhalten.

00:10:08: jetzt!

00:10:08: Wir haben schon jemanden oder andere zusammengemacht.

00:10:11: Und wir haben festgestellt wie wichtig das ist der Kaltschuldfett?

00:10:17: Oder wenn ein Misstrauen hier ist... Also ich sage, ich halte wirklich nichts, wenn der Lieferanten Verkäufer schickt Weil dann funktioniert eh alles, das weisst du.

00:10:27: Und die Erfahrung zeigt einfach ... Wichtig ist der Projektleiter muss mal ein Tisch vorher und zwar den, der nach einer Verantwortung steht.

00:10:36: Interessiert mich der Verkäufer Null?

00:10:40: Idealerweise sollte eigentlich noch mindestens eine vom Seilevel oder der Geschäftsfinehaber selber.

00:10:49: Der sollte an den Tisch sein, weil Martin was du hast gesagt Wenn das Projekt gut läuft, ist alles kein Problem.

00:10:57: Aber wenn wir länger dauern, gibt es immer kritische Punkte.

00:11:00: Vielleicht können wir über das noch reden und da ist der Cultural Fit oder die Eskalation.

00:11:07: Wie geht man damit um?

00:11:09: Wie löst man wirklich dieses Problem?

00:11:12: Ich glaube, dass kann man nicht genug hochgewichtigen.

00:11:15: Das ist so.

00:11:15: Und ich kann vielleicht auch mal kleine Episoden erzählen.

00:11:20: Wie du ja schon gesagt hast, ich meine wir als Dritte haben ja schon gemeinsame Projekte umgesetzt und etwas, was mir dort als Vertreter, als Projektleiter aus Sicht des Lieferants enorm geholfen hat ist eigentlich die Tatsache dass du eigentlich als seiner Zeit Auftraggeber zu jedem Zeitpunkt klar signalisiert hast hey wenn es Probleme gibt dann kommt so mehr und wir reden darüber.

00:11:50: Das habe ich auf jeden Fall immer wahrgenommen und auch ganz klar die Message von dir.

00:12:01: Es ist dir eben auch bewusst, dass es nicht unbedingt für so wie du es gerade gesagt hast oder das läuft nicht immer alles nach Fahrplanen?

00:12:07: Es gibt vielleicht Verzögerungen oder es gibt vielleicht auch einmal einen Punkt wo man initial vielleicht zu wenig, sagen wir mal zu wenig Komplex eingefallen hat gestuft hat und vielleicht dann auch vom Aufwand her nicht ganz so entsprechend geschätzt hat.

00:12:26: oder man merkt plötzlich, man braucht ein bisschen mehr Zeit oder es braucht einfach mehr Ressourcen um etwas zu umsetzen.

00:12:33: Und dort nebst du diese Regeltermine, die wir ja vorhin schon kurz darüber gesprochen haben, hast du einfach immer signalisiert, hey, die Türe steht auf wenn irgendetwas kommt zu mir und ab und zu gibt es auch Situationen, die wir über Themen haben müssen diskutieren.

00:12:51: Und ich kann einfach sagen aus meiner Sicht als damals Lieferant ist das enorm hilfreich gewesen, dass ich gewusst habe, okay, ich habe mit komplizierten oder schwierigen Themen zu dir gekommen.

00:13:03: Das Gefühl für mich war einfach enorm hilfrig, zu wissen, dass sich zu dir kommen kann ohne dass du mir gerade den Kopf abreissst?

00:13:14: oder noch schlimmer, dass sie Angst haben.

00:13:17: Oder vielleicht den Konflikt und das Gespräch eher vermieden.

00:13:24: Und das Thema wird verschleppt und irgendjemand ist genannt.

00:13:27: Das ist ja eigentlich das, was wir in möglichsten Wahlen verhindern wollen.

00:13:31: Aber genau in diesem Projekt, wo du jetzt angesprochen hast, haben wir schon bei der Ausschreibung auf solche Sachen geschaut.

00:13:39: Man muss schnell dazu sagen, damit es jeder versteht, In diesem Projekt war der Auftraggeber.

00:13:46: Martin, ihr seid mit Arktiv Deliverance gewesen und ich darf die Rolle des Projekteleits übernehmen dürfen.

00:13:52: Ich habe entsprechend auch diese Ausschreibung gemacht und wir haben schon bei den Ausschrieben Wert darauf geleitet, dass wir die Leute, die nachher im Projekt sind, vorab sehen können – nicht Verkäufer, sondern Entwickler, also wirklich das Team, schon mal kennenlernen dürfen.

00:14:11: Das ist eine wichtige Voraussetzung.

00:14:14: Aber ich merke natürlich, je nach Projekt wird das schwieriger.

00:14:19: Die Wirtschaft läuft nicht so optimal.

00:14:22: Alle sind wieder unter Druck mit Kosten.

00:14:24: Man sieht in der Ausschreibung alle sagen ja, bietet noch eine Niershoreoption oder eine Offshore-Option und genau dort wird es dann kompliziert.

00:14:35: Weil die kann man nicht mehr so schnell einfach mal im gleichen Raum holen für ... für einen Tag.

00:14:41: Selbstverständlich kann man es machen, aber es wird halt in den wenigsten Fällen gemacht.

00:14:45: und ich hatte zum Beispiel vor zwei oder drei Jahren ein Projekt.

00:14:50: Da hat eine Schweizer Firma mit einem deutschen Lieferant zusammengearbeitet.

00:14:54: Er hat relativ viel entwickeln lassen und das Projekt war Argin Schieflau.

00:15:00: Und als ich das erste Mal darauf geschaut habe, merkte ich die Entwickler... Sie haben den Kunden noch nie gesehen.

00:15:06: Die waren noch nie vor Ort, die wussten nicht wie vor Ort geschaffen wird.

00:15:10: Sie haben einen Spätz überkommen und versucht das Beste umzusetzen aber das hat natürlich nie zusammengepasst oder?

00:15:18: Und ich glaube dort muss man wahnsinnig aufpassen.

00:15:20: Man hat das Gefühl wir können hier Kosten sparen Aber man hat eben so ein Cultural Fit.

00:15:27: Das habe ich sichergestellt.

00:15:31: auch Das kann dann böse Tosen gehen und dann auch teuer

00:15:36: werden.

00:15:36: In solchen Fällen würde es mich einmal interessieren, wie hoch der Anteil von diesen ist, die das Thema bewusst ausklammern oder reduzieren, aufgrund dieser Art und Weise, wie ausgeschrieben wird.

00:15:50: Aber mit dem vollen Wissen, dass das eine Probleme könnte.

00:15:55: Und das Risiko aber akzeptieren mit allen möglichen Folgen.

00:16:01: dann im schlimmsten Fall zu einem Abbruch von diesem Projekt oder über die Budget, oder über Zeit geht.

00:16:11: Oder ob dem Thema generell gar keine Stellenwerte zugemessen werden?

00:16:17: Also weisst du, dass sie es nicht auf dem Rad an haben?

00:16:20: Das ist jetzt mein Eindruck.

00:16:22: Ich kann das nicht wissenschaftlich liegen.

00:16:25: Aber mein Eindruck kommt wahrscheinlich darauf hin auch, was für eine Rolle du in der Firma hast.

00:16:31: Also ein Firmenbesitzer und Einhaber von einem KMU.

00:16:36: Ich habe es selten erlebt, dass der nicht sagt, ich will die Leute, die hier in diesem Unternehmen arbeiten, die vielleicht sehen.

00:16:45: Die wollen das immer oder?

00:16:47: Im Gegenteil wenn du jetzt vielleicht in einer grösseren Firma bist, wo sogar einen eigenen Einkauf hat ... Das Ziel ist, vor allem günstig einzukaufen.

00:16:58: Und der kann ja eigentlich auch gar nicht so richtig sicherstellen, dass nachher sein internen Projekteam mit dem externen Projektteam zusammenpasst oder?

00:17:08: Also hat er eine andere Aufgabe oder einen anderen Fokus und der schaut v.a.

00:17:13: natürlich auf das und dort glaube ich, da geht es dann halt über den Of vergessen und auf die Schiefe.

00:17:20: Aber ist er nicht so ... Ich nehme ihn jetzt mal bewusst die Grossfirmen raus.

00:17:25: Weil die Grossfirmen haben eine professionelle IT, und oft ist es so, dass der IT-Leiter auch relativ hoch angesiedelt ist und auch kulturell und fachliche Kompetenz sowieso hat.

00:17:39: Aber im Mittelstand, wo wir eigentlich meist unterwegs sind in der Schweiz ist es eben so, darum rät doch uns ja du den Netz und Zug oder?

00:17:49: Dass eben diese ... die Kompetenz nicht in den Haus ist.

00:17:53: Es gibt zwar einen IT-Leiter, aber das ist schlicht und einfach überfordert in dieser Funktion, was ja auch verständlich ist, weil wenn das Projekt drin ist, dann braucht es wahrscheinlich diese Kompetenzen nicht mehr.

00:18:09: Aber was ich noch einmal möchte einwerfen, für mich ist eigentlich nicht ein IT-Projekt alleine, sondern ein IT Schrägstrich Change Management Concept.

00:18:19: Das wird einfach unterschätzt.

00:18:22: Wenn du so ein Projekt, und ich rede jetzt wieder nicht vor ein paar Wochen, sondern ein paar Monate, dann hast du immer ein Change-Management im Unternehmen.

00:18:32: Wir haben vorher so locker gesagt ja, wir müssen neue Prozesse führen usw.

00:18:36: Ja!

00:18:37: Man muss die Leute mitnehmen.

00:18:40: Und das wird häufig, häufig unterschätzen.

00:18:44: Ich würde sogar sagen Martin ... Häufig ein ganz grosses Problem, dass das Projekt nicht erfolgreich wird.

00:18:52: Wenn man die Leute nicht auf diesem Weg mitnimmt.

00:18:56: und was ich damit sagen möchte?

00:18:58: Es wird kulturell auch unterschätzt z.B.

00:19:02: Schuhe testen, die Menschen freistellen, eine Ressourcenmanagement.

00:19:06: Ja wenn einem Fach einen wichtigen Fachkraft ist sollen dann das Projekt noch am Top machen?

00:19:13: Ja, das kann er vielleicht machen.

00:19:15: Wenn es gut geht, zwei, drei, vier, fünf Wochen und dann ist er krank überlastet, erdötet die Unternehmen und unterschätzt das gewaltige Ressourcenplanung.

00:19:26: Und da können wir doch alle wirklich aus der Praxis reden und den Botschaft gehen nach Hause.

00:19:32: Tönt das genug Wicht?

00:19:34: Haben du jemanden im Unternehmen, der Change Management hat?

00:19:37: Wenn nicht, dann nehmen du jemandem.

00:19:40: Das ist von der Investition ... Rechnet sich das x-mal.

00:19:45: Und das Zweite, dünn zu genug investieren vorgängig mit dem Lieferant zusammen die Helduerfahrung oder mit einem extenen Projektleiter wie der ETO?

00:19:57: Wie tun wir das Change Management gestalten?

00:20:01: Sonst wird es ganz schwierig.

00:20:02: Es ist nicht allein ein seites Projekt.

00:20:04: Das ist wirklich zu kurz gegriffen glaube ich.

00:20:07: Absolut also das sehe ich genauso.

00:20:11: und Das Organisational Change Management im Allgemeinen, das hat ja auch enorm viel mit Erwartungshaltungen zu tun.

00:20:19: Vor allem in involvierten Parteien.

00:20:21: Also vom Auftraggeber angefangen über die involvierte Leute im Projekt selber bis hin zu denen wo dann quasi der Wandel erfahrt.

00:20:31: Das ist schon das was du auch gesagt hast.

00:20:33: oder die Fachabteilungen mit neuen Prozessen oder neuen Wegezeugen arbeiten.

00:20:39: Alle haben Erwartungshaltungen, die einen mehr und anderen weniger.

00:20:45: Dort ist es wichtig – das ist dann die Aufgabe dieser Person für den Organizational Change Management verantwortlich – dass sich dort Angebote und Nachfragen dort decken.

00:20:59: Dass diese Erwartungshaltungen erfüllt werden ... aber auch überhaupt können erfüllt werden.

00:21:07: Das ist ja auch noch ganz wichtig, weil wenn ganz verrückt die Erwartungshaltungen existieren, dann kann man das von Anfang an zum Schitter verurteilen.

00:21:16: Es braucht einen Spieleiter in diesem Sinne oder der hat dann auch die verschiedenen Parteien ermittelt zwischen diesen Parteien.

00:21:29: Das kann bei den Regeln nicht der Lieferant sein.

00:21:31: Du kannst aus einer Erfahrung reden, als Projektleiter im Lieferanten solltest du ein Change Management machen.

00:21:38: In der Firma ist das noch mal eine zusätzliche Aufgabe.

00:21:41: Da bewährt sich eben einen Profi dazu wie ein Redo.

00:21:47: oder man hat es inhouse oder man kann's selber machen.

00:21:53: Ich denke, da muss man einen Lieferant extrem viel suchen.

00:21:57: Oder wenn du das auch noch gleichzeitig machen

00:22:00: solltest?

00:22:00: Ja ich glaube dort kommt noch dazu selbst.

00:22:03: Nehmen wir mal an, ich könnte das als Lieferand oder ich wäre in der Lage, dass die Grundsätze zu liefern können.

00:22:08: Ich glaube ist es trotzdem nicht ideal besetzt, wenn das den Lieferanten würde machen weil schlussendlich musst du ja auch eine gewisse Wie sagt man so schön auf Neudeutsch-Credibility innerhalb der Organisation?

00:22:23: Weil sonst ist immer die Wahrnehmung von den Leuten, jetzt kommt jemand voraus und will da irgendetwas durchdrucken.

00:22:30: Man muss schon einen gewissen Zugang zu diesen verschiedenen Parteien haben um eben auch den Change mitbegleiten können.

00:22:40: Ich glaube das ist ganz wichtig Und ich bin der Meinung Der Lieferant von der Lösung ist nicht eine gute Besetzung für diese Rolle.

00:22:51: Wie siehst du das Reto?

00:22:52: Du hast ja da recht viel Erfahrung, oder?

00:22:55: Ja, also sicher muss der Leid am Schluss den Kunden haben.

00:23:00: Aber ich glaube schon, dass der Lieferante ihn unterstützen kann.

00:23:04: und auch hier wieder je besser er zum Kunden passt umso besser kann er es auch.

00:23:12: Darum finde ich diese Frage so wahnsinnig wichtig und dass man sich vorgängig überlegt, weil es meine Lieferanten sind.

00:23:21: Und die externen Kräfte, die mich unterstützen.

00:23:26: Weil jemand, der beispielsweise in einer Verwaltung unterstützt, muss ganz anders agieren als einen Start-up unterstützen oder irgendjemand, eine hochspezialisierte Technologie KMO unterstützt.

00:23:44: Und wenn das gut zusammenpasst, dann harmoniert es in der Regel eben auch in dem Projekt besser.

00:23:51: und wenn mein Projekteam gut funktioniert ist meine Erfahrung, dann habe ich nachher viel weniger Mühe mit dem Change ... Management.

00:24:00: Schwierig wird es erst recht, wenn man schon im Projektteam eine Lampe hat und das nicht funktioniert.

00:24:08: Das sehen die dann immer alle rundherum.

00:24:10: Und sie sagen ja ich muss noch mit dem Zeug arbeiten oder eigentlich sind selber noch nicht so richtig überzeugt.

00:24:17: Im Gegenteil, wenn wir schon aus einem Projekteam einen positiven Spirit vermitteln können gerade in so ein Keimaus oder springt den Funk relativ schnell einmal über Da haben wir dann die Leute auch begeistert für etwas.

00:24:29: Ja, total und ich finde auch nochmal einfach die Erfahrung von Martin jetzt auch mit Rolf das er einfach schon dieses positive Signal bekommen hat dass er immer zu ihm zugehen kann ist ja eigentlich schon so ein Green Flag Dass es wirklich ein guter Fit ist zwischen den beiden halt Beiden gewesen im Projekt.

00:24:51: Und da wäre auch meine Frage wie könnte man eigentlich diesmal halt Redflex, eigentlich so Wahnsignale erkennen bevor es überhaupt zu dem Projekt kommt.

00:25:03: Also damit man das irgendwie vermeidet oder damit man irgendwie ja gewisse Dinge schon davor sich herauskristallisieren kann?

00:25:17: Ich nehme mal den Ball auf und kann in meiner Sicht das so darstellen Weil ich vorhin gesagt habe, der Rolf hatte eigentlich immer eine offene Türe.

00:25:29: Dort muss man auch ganz klar sehen, dass jemand sagt, dass die Türe nicht mehr offen ist und das andere ist, dass das Gefühl wirklich auch transportiert

00:25:38: wird.

00:25:39: Genau!

00:25:40: Nicht nur meint sondern auch macht.

00:25:43: Das ist etwas, was man natürlich ... relativ versuche schnell herauszufinden oder aus meiner Sicht als Lieferant, wenn wir die erste Gespräche führen.

00:25:53: Bei diesem genannten Projekt ist es so gesehen, dass ich auch als designierten Projektleiter wirklich von ganz am Anfang in dem Prozess involviert war.

00:26:02: In der gesamten Ausschreibungsperiode bin ich schon immer dabei.

00:26:07: bei den Anbieterpräsentationen und Ein Vorbereitungs-Workshops für das Projekt bin ich dabei gewesen, genauso wie die anderen.

00:26:19: Das hat natürlich mir geholfen, dass sie auch sofort verstehen können, okay ist nicht das, was gesagt wird und das, wo gelebt wird, identisch.

00:26:27: Und das ist aus meiner Sicht ein wichtiger Punkt und dann muss man vielleicht auch ein bisschen das Gespüre dafür entwickeln mit der Zeit.

00:26:34: und versuchen diese Menschen auch zu einschätzen.

00:26:38: Aber das funktioniert am besten, wie gesagt in direkten Gesprächen.

00:26:43: Man muss die Leute erleben und vielleicht eben auch einmal als ein oder anderen Wort informell wechseln, um einfach mal zu verstehen ... Oder wie tickt es dann das Gegenüber?

00:26:55: Das sind so die wichtigsten Sachen.

00:26:59: Vorhin auch angesprochen wurde.

00:27:01: Ich glaube, Rolf, du hast das gesagt, was auch ganz wichtig ist für die andere Seite, also für eure Seite.

00:27:06: Dass nicht irgendwie ein reiner Vertriebsteil stattfindet und dann den Delivery mit ganz anderen Leuten zu machen.

00:27:17: Auch dort weiss ich aus der Vergangenheit, dass es immer eine schwierige Situation ist.

00:27:22: Aus Sicht des Lieferands, weil in der Vergange hat es für mich manchmal Situationen gegeben, Bevor ich beim Kunden gesehen bin, war ein Vertriebsapparat aktiv.

00:27:33: Das hat zum Teil Versprechungen abgegeben, die ich vielleicht nicht in der gleichen Art und Weise gemacht habe.

00:27:41: Und das führt natürlich zu dieser Erwartungshaltung, was ich vorhin schon angesprochen habe.

00:27:46: oder die Kundenseite erwartet, dass da gewisse Sachen einfach geliefert werden können.

00:27:54: Und diese Mannschaft muss dann das effektive Delivery machen oder startet eigentlich schon mit der Methefizite, was das anbelangt.

00:28:02: Das ist halt schon einmal ein Rückstand, wo er den ersten Mal wieder aufgeholt werden muss bis man wieder eine Ebene erreicht hat, die die Erwartungshaltung auf beiden Seiten korrekt definiert sind.

00:28:17: Besslin hat noch gesagt Red Flex – also es finde ich auch noch wichtig Red Flex!

00:28:23: Wie findet man die raus?

00:28:24: Und jetzt sind wir bei der Projektorganisation.

00:28:27: Also ohne das geht es nicht, alles natürlich zwischenmenschlich ist nett.

00:28:32: aber ein Projekt braucht eine klare Struktur und es braucht einen Stiering-Komitee, dort ist der Lieferant dabei, da ist eventuell ein externer Projektleiter, aber hier ist er intern oder befürchtet, also der, den sie intern verantworten wird, wo am Ende auch ein Projektauftrag geben ist.

00:28:51: Und ohne das, was viele vielleicht auch noch ein bisschen verpassen ist.

00:28:56: Das braucht ... Ich sage es einfach mal einmal pro Monat ist man am Tisch oder und schaut wie der Projekt stand.

00:29:04: Wie ist es?

00:29:04: Und jetzt sind wir wieder im Kalkschuloffit.

00:29:09: Da muss ehrlich kommuniziert werden!

00:29:11: Dass nicht zuhört wenn der Lieferant sagt Ja ja wir sind da etwas hinterein oder und hier das holen wir aber auf.

00:29:18: Aber bei den Kosten ja ja ist alles kein Problem.

00:29:21: Was will ich damit sagen?

00:29:23: Die Ehrlichkeit wie überhaupt im täglichen Leben.

00:29:27: Das Zeug muss auf den Tisch, oder?

00:29:29: Und es bringt gerade immer Projekt absolut nichts!

00:29:33: Mir ist nicht immer on time und on cost.

00:29:36: aber wichtig ist... ...und das ist auch wieder etwas.

00:29:40: wir reden von der Praxis.

00:29:42: Wir sind dann schon wieder am Rechtfertig, wenn's noch ganz schlimm ist und eben die Kaltschule fehlt, nicht stimmt, suche von Schuldigen Das ist schon der Anfang des Endes.

00:29:53: Man muss vorgängig darauf hinweisen, die Projektkomplexität hat man viel ein bisschen unterschätzt oder irgendeinem gewissen Status.

00:30:03: und wie gehen wir damit um?

00:30:05: Und diese Regeln sind am Anfang festzulegen.

00:30:08: Nicht erst, sondern sagen dann gehen wir so damit um – ehrlich und offen!

00:30:14: Dann glaube ich, wenn man die Botschaft rausträgt, ist die Chance sehr gross dass das Projekt eben auf einem guten Grip bleibt und auch zum Erfolg.

00:30:26: Du hast jetzt gerade etwas gesagt, wenn ich noch schnell den Ball aufnähe, finde ich sehr gut.

00:30:31: Ich will mich mal ein bisschen stark für ein Instrument machen, der in manchen Gefühlen geht in Vergessenheit.

00:30:36: Und zwar, dass wir am Anfang eines Projekts einmal ein Projekthandbuch erstellen.

00:30:41: Das haben wir z.B.

00:30:42: in diesem Projekt nicht gemacht.

00:30:45: Wir hatten die Workshops, haben miteinander diskutiert.

00:30:49: Genau diese Fragestellungen.

00:30:51: Wie wollen wir dann zusammenarbeiten und uns auf ein gemeinsames Vorgehen geinigen?

00:31:00: Man hat das auch niedergeschrieben.

00:31:01: Ich glaube, man hat es noch nie mehr angeschaut.

00:31:04: Das Projekt ist, was man sagen kann, auch mehrere Jahre gegangen.

00:31:07: Und man hat sie noch nicht mehr gebraucht.

00:31:09: Aber ich glaube einfach der Weg daher.

00:31:12: Wir mussten uns mal dazu... durchringen, miteinander zu reden und von irgendetwas teinigen.

00:31:20: Das machen wir heute, das aufnehmen, was ich schade finde, weil ich glaube die Zeit, in der man dort investiert, holt man nachher wieder rein.

00:31:30: Also du sagst ja immer, wir haben es nie mehr gebraucht aber ... Wir haben es nicht mehr gegraben, weil wir haben's geklappt?

00:31:35: Genau!

00:31:36: Oder also wir haben das geklappt.

00:31:39: Was dort aus meiner Sicht, wieder aus Lieferantensicht auch sehr gut war – und das sieht man nicht immer – ist die Awareness von allen Parteien.

00:31:51: Wir sagen natürlich schon unser Ziel, dass wir in-Time und on-Budget bleiben.

00:31:57: Aber es kann sein, dass sich am Scope etwas ändern müssen oder dass sich die Anforderungen ändern usw.

00:32:05: Nicht immer auf allen Seiten oder die Erwartung gleich.

00:32:11: Ich sage jetzt mal, was ich schon öfters erlebt habe.

00:32:13: Auf der Kundenseite geht immer davon aus, dass das Projekt einen Erfolg ist, wenn man zu richtigen Zeit- oder innerhalb von der Zeitvorgabe und innerhalb der Budgetvorgaben das Projekt umsetzen kann.

00:32:26: Aber trotzdem gibt es Anforderungen, die sich ändern – technische Anforderung oder Prozessanforderungen oder so.

00:32:36: Und dann muss aber auch klar sein für alle Parteien, dass das bedeutet je nachdem ändert das Budget oder je nach dem ändert die Zeitliste.

00:32:48: Das ist ganz wichtig, das habe ich von Anfang an gespürt und Rolf vielleicht erzählst du noch etwas von deinem Rolling-Budget?

00:32:59: und ich glaube, die uns in diesem Kontext auch immer geholfen hat.

00:33:04: Weil du einfach auch die Awareness gehabt hast – okay!

00:33:07: Das ist auch auf der Kostenseite.

00:33:10: Oder das muss in Einklang sein mit den fachlichen Anforderungen, mit der Zeit, bei der man uns zur Verfügung steht.

00:33:21: Und das ist auch ein ganz wichtiger Punkt.

00:33:23: Das hat aber von Anfang an auch deswegen gut funktioniert, weil wir gewusst haben, wie wir eben mit Changes umgehen müssen.

00:33:30: Wenn es dann welche gibt.

00:33:33: There

00:33:35: is

00:33:35: always a change.

00:33:36: Also, wir sind schon wieder vielleicht ein paar Projektmethoden.

00:33:39: Das, was wir jetzt diskutieren, ist gerade die Agilie-Projektmetode und der Agile heisst eben Voraussetzung.

00:33:49: Einfach noch mal als Botschaft nach außen heisst Zwingen braucht es da eine rollende Begleitung sowohl auf den Ressourcenseiten wie auch auf den Kostenseiten.

00:34:00: Weil die Komplexität eines Projekts, gerade wenn es eine Gesamtablösung von einem IT-System ist, wo man da hauptsächlich auch redet.

00:34:11: Dann heisst das eben die Anforderungen innerhalb des Projektes.

00:34:17: Die poppen einfach dann

00:34:18: auf,

00:34:19: wenn wir wirklich mit den Leuten reden und die Prozesse neu definieren müssen.

00:34:23: Und da braucht es begleitend auf der anderen Seite immer eine rollierende Ressourcenplanung, das, was ich in Leiten gesagt habe.

00:34:31: Weil die Fachwissen, das ist ganz zwingend, dass sie mit diesem Projekt einflüsst.

00:34:38: Im schlimmsten Fall macht Martin als Projektleiter programmiert und dann kommt das Fach dazu attestet und sagt ja nein so funktioniert's nicht!

00:34:46: So stehen oft unnützige Kosten, Zeitverlust und so weiter.

00:34:51: Das kann man wirklich vermieden.

00:34:54: Ich sage es noch einmal, dass wir eine gute Struktur haben.

00:34:56: Der regelmässig sich austauscht und sagt, das sind die nächsten Schritte, die wir machen.

00:35:01: Und das ist in der Agilenprojektmethode so.

00:35:04: Das sind alle involviert.

00:35:06: Dann kann man abschätzen innerhalb einer überblickbaren Zeitperiode.

00:35:11: Das machen wir jetzt und das sind diese Kosten.

00:35:14: Die Kosten, ich rede immer nicht so gerne von Kosten.

00:35:16: Das sind Investitionen in die Zukunft oder was man da macht?

00:35:20: Oder die nicht einmalig sind sondern oft über mehrere Jahre und man dann eigentlich auch so sollte aktivieren und wieder abschreiben?

00:35:29: Absolut!

00:35:30: Und wir sind ja immer noch beim Thema der Redflex ein Punkt wo ich aus Lieferanten Sicht eigentlich immer wieder gesehen habe wichtig zu finden ist.

00:35:45: Klar wird vom Lieferant üblicherweise erwartet, dass er mit einem professionellen Wissen und Erfahrungsschatz an so ein Projekt herangeht.

00:35:56: Aber je nach Anforderung, je nach Projekt kann man nicht immer alles schon wissen können.

00:36:05: Und ich glaube dort ist es auch ganz wichtig, dass man Aussicht von Lieferanten Wenn jetzt irgendwelche Anforderungsänderungen kommen oder was es immer ist, auch einmal anstehen und sagen, das weiss ich gar nicht, wie man das konkret umsetzen könnte.

00:36:21: Da müsste man das die erste Mal genauer evaluieren und gemeinsam mit Projektleitungen auf der Kundenseite sagt, bei bestimmten Themen brauchen wir vielleicht noch mehr Vorleistung oder mehr Konzeptionierung oder wir brauchen noch mehr Recherchen Input von Fachseiten oder so.

00:36:43: Und dann eigentlich auch gemeinsam sicherstellen, dass die nötige Zeit oder das nötigen zusätzlichen Wissen erarbeitet werden kann.

00:36:53: Also es soll heissen... Aus Sichtlieferant bringt man auch nichts, wenn ich mir quasi selber vormache, dass alles klar ist und alles super oder alle Vorkehrungen getroffen worden sind, wenn es nicht wirklich so ist.

00:37:12: Das kommt wieder zurück auf die Erwartungshaltungsthematik.

00:37:15: Für mich ist für mich eines der wichtigsten Themen.

00:37:18: Wenn ich immer sage, kein Problem, das machen wir und das haben wir schon hundertmal gemacht.

00:37:23: Aber das ist nicht der Fall.

00:37:25: Irgendwann kommt das einfach zu Tagen.

00:37:28: Es führt keinen Weg daran vorbei.

00:37:31: Und das bringt mehr Probleme als dass es den Prozess fördert.

00:37:36: Ja und wenn wir uns auch nochmal die verschiedenen Längen von IT-Projekten sehen, läuft das ist ja mal vorher erwähnt dass ja manche IT Projekte beispielsweise zwei oder drei Jahre gehen.

00:37:49: Und während der Vorbereitung hatte ich auch mit Reto kurz gesprochen und mir kam da auch der Gedanke auf so okay wie entwickelt sich eigentlich ein Fit in den verschiedenen Projektphasen?

00:38:01: Oder auch Wie startet man Welche verschiedenen Vorfälle vielleicht auch im Projektteam oder gewisse Projektphasen, welchen Einfluss haben sie eigentlich auf den Fit?

00:38:18: Bestens ist es ja so dass sich immer verbessert und man als Team dann auch etabliert ist mit extern und intern.

00:38:26: Aber es kann sich ja aufgrund verschiedener Vorfällen auch verschlechtern, oder?

00:38:32: Ja also ich glaube Kultur definiert sich ja über Wert.

00:38:37: Je besser die Werte von Anfang an zusammen passen, desto einfacher ist es wahrscheinlich.

00:38:43: Aber je länger man zusammen schafft, gerade in einem Team entstand dann auch wieder neue Werte oder sie passen sich irgendwie an.

00:38:53: und meine Erfahrung ist einfach wenn das gut zusammenpasst und man sich hier schnell findet, braucht es viel weniger Regeln.

00:39:02: Für mich ist immer so... Und jetzt noch mal zurück auf Redflex.

00:39:07: Es gibt immer die roten Fände, wo ich merke, dass alles geregelt wird.

00:39:11: Jedes Detail ist gereglet, wenn wer was muss sagen und wer informieren muss.

00:39:18: Dann weiss sie, da ist irgendjemand... Das

00:39:20: ist

00:39:21: nicht mehr gut!

00:39:23: Wenn man gleich tickt, dann braucht es das wie nicht.

00:39:30: Da könnte natürlich verschiedene Erreignisse ... positiv auf das einwirken oder negativ.

00:39:38: Ich glaube, ihr habt beide vorhin schon gesagt, dass es wichtig ist, ehrlich miteinander umzugehen.

00:39:45: Aber das ist etwas, was positiv wirkt.

00:39:48: Auch wenn es im Projekt wirklich zu rutsch beschissen läuft – in diesen Phasen gibt's meistens, wo irgendetwas in die Hose geht.

00:39:58: dass man das ansprechen kann und dann keine Schuldigen sucht.

00:40:02: Man versucht gemeinsam wieder aus dem Teufel herauszukommen, hingegen wenn man auf einmal Beschuldigungen hat oder Fingerpointing.

00:40:11: Das wirkt natürlich überhaupt nicht positiv auf den weiteren Projektenverlauf sondern zieht sich dann alle wieder einen Schritt zurück.

00:40:20: Und dann wird es schwierig um das Vertrauen, was man vielleicht auch mal hatte, wiederaufzubauen.

00:40:26: Ja aber das ist ein Areto!

00:40:28: Deine Frage war, dass es noch ein Projekt gibt, das keine Tiefen hat.

00:40:35: Aber wie hat der Höchst so?

00:40:36: Das ist Illusion und das ist überall ... Wie belastbar ist es eben den Cultural Fit oder wenn es wirklich belastbares wird?

00:40:48: Und das wird im Projekt mehr in einem Monat dauern.

00:40:53: Ich habe persönlich noch kein Erlebnis, aber ich mache das als Hauptschulpunkt und dass ich noch werde.

00:41:00: Aber ich persönlich habe das noch nie erlebt.

00:41:04: Wenn die Belastung kommt, dann ist es wie überall.

00:41:09: Wenn man sich privater im Geschäft sagt, wie gehen wir damit um?

00:41:14: Legen wir die Karten auf den Tisch und sagen, wie sie schon suchen, Lösungen ... Ich sage jetzt wieder, je unkomplizierter das Lauf die einfacher ist es vielleicht je grösser zu unternehmen ist wie komplexer.

00:41:28: Das ist ja schwieriger wird.

00:41:30: Wenn natürlich noch Zeit vorgesetzt und plötzlich involviert sind dann will sich immer der andere irgendwie oder muss ich auch rechtfertigen?

00:41:42: Und das ist schon einmal von der Belastung her für ein Projekt oder was zurückgespielt wird kann das schon einen Einfluss haben oder einen Impact und eine Auswirkung.

00:41:55: Reto, du hast es gesagt – genug vorher investieren.

00:41:59: Was ich auch noch ganz wichtig finde, was ganz schädlich ist, wenn der Projektleiter seitens Lieferant oder auch jemandem, den man dazu nimmt, während ein Projekt gewechselt wird.

00:42:11: Das sind für mich eigentlich Nogos.

00:42:13: Oder kann es aber theoretisch geben?

00:42:16: Aus welchen Grund auch immer!

00:42:18: Aber das ist auch vorher festzulegen.

00:42:20: Dass eben der, der im Projekt von Anfang an dabei ist, mindestens wir festlegt bis wann betreuten dieses Projekte in der Verantwortung und nicht plötzlich sein, dass man ein anderes Gesicht hat oder weil dann muss sich ja wieder in den Culturel fit oder überall e-arbeitet und es kann vor allem von Kundenseiten schon noch einmal zurückschläge führen.

00:42:48: Versucht mir wirklich, dass es kommt.

00:42:50: Irgendwie vermiedest du schon am Anfang und sagt, das ist auch dabei?

00:42:56: Wobei das gilt für beide Seiten oder weil du gesagt hast auf der Lieferandeseite.

00:43:01: Das kann ich genau so zurückgeben.

00:43:03: Je stabiler die Projektorganisation beim Kunden ist, desto einfacher auch für die Lieferandenseite.

00:43:11: Ich glaube, das gilt also für alle Beteiligtenparteien.

00:43:15: Absolut!

00:43:17: Ja, perfekt.

00:43:19: Dann würde ich eigentlich zum Ende dieser Episode kommen.

00:43:22: Vielen vielen Dank an euch dass ihr hier dabei wart in der Episode.

00:43:27: Danke euch auch fürs zuhören.

00:43:29: wenn ihr Fragen oder Ideen für kommende Folgen habt schreibt uns gerne an podcastataktiv.ch.

00:43:34: Tschüss und bis zum nächsten Mal!