Von 1 Woche auf wenige Stunden: Dokumenten-Automatisierung für ITSM bei Mainbit

00:00:04: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Digital Gespräch.

00:00:08: Heute reisen wir virtuell nach Mexiko und schauen uns an, wie intelligente Dokumentenautomatisierung den IT-Service und die Beschaffung revolutionieren kann.

00:00:17: Gemeinsam mit Martina Brejkovic und Martin Markowski von ACTIV sprechen wir über die internationale Success Story unseres Kunden Main Bit – und wir haben sogar Original Aussagen aus dem mexikanischen Team mitgebracht, die wir euch auch direkt in der Folge im Einspielen werden!

00:00:35: Ich bin ein bisschen da auf DI und wir starten auch direkt los.

00:00:45: Genau vielen, vielen Dank Martin und Martina dass ihr heute dabei seid!

00:00:49: Heute möchten ja etwas eher in einen technischen Bereich gehen von uns bei der ACTIV und auch eine internationale Success Story vorstellen nämlich von unserem Kunden MainBit.

00:01:01: Dieser hat bei uns NoCode PDF eingesetzt Und bevor jetzt alle zuhören, dass sich denken okay was ist eigentlich NoCodePDF und was ist das alles überhaupt?

00:01:12: Denke ich es ist gut wenn wir einfach einmal kurz erklären was NoCod PDF eigentlich ist.

00:01:18: Was es für einen Nutzen hat im ServiceNow-Umfeld Martina.

00:01:23: Genau danke!

00:01:24: Ja ich gebe vielleicht ein kurzer Einstieg was dann sonst auf dieser Plattform möglich ist.

00:01:28: also selbstverständlich ist es möglich in ServiceNow PDF zu stellen.

00:01:34: Es gibt die Funktion Aber wir haben in den letzten Jahren bei unseren Kunden festgestellt, dass diese Funktion ganz oft nicht komplett ausreicht für die Bedürfnisse, was sie haben.

00:01:46: Und zum Beispiel der Stellung von visuellen hübschen PDF-CI-CD-konformen PDFs für den Kunde aber auch komplexe Inhalte, die so ein PDF kann haben wie auch eine Anforderung in Richtung PDF-Mengen.

00:02:06: Also wie viele PDFs erstelle ich?

00:02:09: Und welche Daten aus der Plattform kann ich diese PDFs innen tun?

00:02:12: Grund von diesem ist eigentlich unsere Store App NocopyDF entstanden, die wir gebaut haben und wo bei vielen Kunden im Einsatz ist.

00:02:22: Die sind auch sehr happy mit dieser App.

00:02:24: und jetzt freuen wir uns natürlich, dass auch MainBit in Mexiko unsere App kennenlernen darf und sie setzt ja schon Produkt ein.

00:02:33: Bei Memby ist es so, dass sie eine Eigenlösung hatten.

00:02:37: Zuerst haben sie zum Beispiel Übergabeprotokoll und Servicebericht erstellt.

00:02:46: Und das ist mehr oder minder gelaufen.

00:02:50: Sie treten vor allem an die Herausforderungen an, dass Pdf-Menge, also Anzahlseite, aber auch Anzahlpdf herausfordernd wurde.

00:03:00: Über den Store, über den ServiceNow App Store haben Sie uns auch gefunden und kontaktiert.

00:03:04: Und so ist eigentlich die Erfolgsgeschichte gestartet.

00:03:07: Ja mega cool!

00:03:09: Was wir Herausforderungen bzw.

00:03:10: wie die Ausgangslage bei Mavid One können wir auch gleich von unserem Kollegen Eduardo mal anhören.

00:03:21: Mit

00:03:22: dieser früheren Lösung, vor Novotvideos,

00:03:25: stießen

00:03:25: wir genau auf diese Einschränkungen hinsichtlich des Designs.

00:03:29: Das Ergebnis war von sehr geringer Qualität.

00:03:32: Es handelte sich tatsächlich um ein gerändertes Bild das beim Ausdrucken pixelig wurde und somit bei unseren Kunden keinen besonders guten Eindruck hinterließ.

00:03:42: Aber das war nun einmal das was wir bis dahin erreicht hatten.

00:03:45: Genau darum ging es also, um die visuelle Qualität unserer Dokumente und auch um die Einschränkungen, die wir hatten, wenn es darum ging bestimmte fortgeschrittene Funktionen zu realisieren.

00:03:56: Mehrere Seiten, Fußzeilen, Kopfzeilen – dynamische Tabellen, dynamische Informationen.

00:04:03: Das waren im Grunde genommen die

00:04:04: Herausforderungen.".

00:04:16: Hauptthema von Eduardo, was wir auch später auch näher hören werden.

00:04:23: Ich denke, was auch noch ganz wichtig ist wie No-Code PDF sich eigentlich auch von der Lösung in ServiceNow unterscheidet.

00:04:32: Martina du hast ja schon bereits mehrere Aspekte dazu erwähnt aber wir haben jetzt auch weitere Features zur No-code PDF weiterentwickelt.

00:04:42: das machen die.

00:04:44: wie machen diese Features den Unterschied?

00:04:48: Also eben, wie gesagt, die PDF-Generierung funktioniert.

00:04:52: so weit.

00:04:53: Aber solche Dinge wie Edvarda hat es jetzt auch erwähnt, also Kopfzielen, Fusszielen und Logos können einbieten, allgemein Bilder können einbeten, alle dynamischen Daten aus der Plattform können einbeitten z.B.

00:05:08: in Tabellenformen.

00:05:09: Das sind alles, alles Features... die No-Copy-DF mit sich bringt.

00:05:15: Aber auch, wie gesagt, die Möglichkeit des Designs.

00:05:19: Man kann den Seitenänder ganz akribisch einstellen und das funktioniert dann auch über mehrere Seiten verheben.

00:05:26: Man hat die Pfand zu definieren, dass man im Corporate Design vollumfänglich bleibt.

00:05:32: Und man hat die Möglichkeit zum Mehrsprachigkeit umsetzen mit No-copy-Def und das ist wirklich ... eine sehr grosse Differenzierung zu dieser Lösung, die in Service now drin ist.

00:05:46: Weil man mit NOCO PDF diese sogenannten Templates – also die pd-Vorlagen – auch mehr Sprache zur Verfügung stellen kann und wir haben neben Mainbit auch andere Kunden, die das produktiv benutzen und eine wunderbare Erfolgsgeschichte, wo wir hier die SBB haben und sie profitieren von all diesen Features aber natürlich auch insbesondere eben von der Mir Sprachigkeit.

00:06:12: Martin, ihr habt ja auch einen Einenprojekt, den du ganz nahe mit wirklich noch geholt, PDF im Einsatz.

00:06:18: Dann kannst du auch noch etwas ergänzen und sagen, das macht wirklich den grossen Unterschied?

00:06:23: Und ich möchte gerne bei dieser Gelegenheit ganz kurz einen Schritt zurückmachen also in der Zeit nämlich was ist denn ursprünglich einmal der ausschlaggebende Punkt gesehen warum die App überhaupt entstanden ist?

00:06:34: und ich glaube dass es jetzt dann noch nicht so... Klar, hervorgangen.

00:06:38: Wir haben es zwar angesprochen in Form von Komplexität und Data aber was bedeutet das genau im Kontext für ServiceNow?

00:06:46: ServiceNow hat ja sehr häufig Informationen über Referenzen.

00:06:54: miteinander verbunden sind also es gibt irgendein Objekt zum Beispiel ein Change Request oder eine kundenspezifische Implementierung, die man in der Zeit gemacht hat ist es mehr um den Antrag gegangen.

00:07:08: Und an diesem Antrag hängen ganz viele referenzierte Informationen also zum Beispiel die Organisation oder die Person, die das beantragt hat oder andere Informationen, welche halt referenzieren auf das

00:07:24: Hauptobjekt.

00:07:26: und die grosse Herausforderung bei den Boardmittel, die ServiceNow arbeitet für das Generieren von PDFs ist, dass eben genau diese Informationen, die nur referenzieren auf das Parent-Objekt nicht ganz so einfach können in ein Dokument verarbeitet werden.

00:07:49: Und das war jetzt eine Ausgangssituation, weil man eben einen Dokument aus dem Datamodell an verschiedenen Stellen eine Information zusammenziehen und das zu einem Dokument zusammenmachen.

00:08:04: Wir haben einen gewissen Ausschnitt schon vorhin gehört, Martina hat davon gesprochen, dass dynamische Tabellen so typische Sachen sind.

00:08:12: Wenn es entsprechende referenzierte Informationen gibt, dann sollen die inneren Tabellen vorhanden sein.

00:08:19: Wenn's keine gibt, soll auch gar kein Tabellen dargestellt werden.

00:08:24: Es gibt dann auch bestimmte Darstellungslogik innerhalb dieser Dokumenten-Templates, die umgesetzt werden sollen.

00:08:33: Und eben das alles noch mit dieser Mehrsprachigkeit.

00:08:36: Das sind so die grossen Herausforderungen und da setzen wir heute an unterschiedlichsten Stellen sehr erfolgreich ein.

00:08:44: Wir haben verschiedene Kundenprojekte, die von diesem profitieren.

00:08:52: die Möglichkeiten dieser verteilten Informationen zu nutzen oder mehr Sprachigkeit, beides auf einmal und das hilft uns extrem.

00:09:03: Zum Teil haben wir ein Projekt, in dem sehr viele Lineedokumente erstellt werden, aber grosse Anzahlen.

00:09:12: Anderen Orts haben wir wie jetzt hier im Main-Bit vielleicht nicht unbedingt ganz so viele Dokumente, aber die, die generiert werden sind gross.

00:09:20: Also wir reden von mehreren hundert Seiten pro Dokument, die in kürzersten Zeiten auch können generieren werden.

00:09:28: Ja es ist mega interessant wie vielfältig eigentlich auch die Dokumenten Arten sein können und auch wie wichtig dann genau diese Vorteile von Norcore PDF relevant sind und dieser technische Hintergrund was alles eigentlich davor konfiguriert wird.

00:09:45: Das ist einem, glaube ich, gar nicht so bewusster als...

00:09:48: Ja, was auch häufig einem nicht bewusst ist.

00:09:50: oder wenn wir nochmal ganz zurückgehen und sagen ja gut unsere Kunden wollen ja primär einfach ihre Prozesse digitalisieren.

00:09:58: Dann sind wir wirklich so basic-basig und dann fangen wir an mit dem.

00:10:02: Und in diesem Schritt brauchen wir dann einfach noch einen Brief.

00:10:06: Oder in diesem Schritt braucht es ein PDF?

00:10:07: Oder soll das E-Mail raus?

00:10:10: Das sagt man so leicht und denkt sich, das ist eine Nebensache.

00:10:15: Da gibt es noch irgendeine Briefe.

00:10:17: Wenn man dann etwas tiefer drinnen schaut und merkt, je nach Use Case sind das drei verschiedene Arten von Briefen.

00:10:25: Im vierten Spezialfall, der nicht nur einmal vorkommt wird die Spezialfälle immer häufiger vor, als man meint braucht es ein E-Mail.

00:10:33: Das soll auch schön herkommen.

00:10:36: Und das ist eben auch etwas... Was unterschätzt wird in diesen Arten, sondern auch der Value von hochwertigen qualitativen PDFs und E-Mails.

00:10:53: Aber den Auftritt für unsere Kunden, die das Medium nutzen, um dann wiederum mit ihren Kunden und Partnern zu kommunizieren – dieser Value ist einfach riesig!

00:11:04: Und dafür braucht man eine verlässliche und gute Lösung.

00:11:07: Wir sind sehr stolz auf unser No-Copy-Def und aber primär auch froh, uns noch mit diesem wirklichen Value zu bieten.

00:11:14: Ja, Value – und aber auch die Möglichkeit, dass einfach diese Dokumente, die generiert werden, mit einer extrem hohen Professionalität auch daheim kommen.

00:11:24: Und wir haben es vorhin ja ganz kurz schon gehört im Fall von, also im O-Ton vom Eduardo oder sie hatten ein Problem mit der Qualität die Qualitätsstandards von ihrer Organisation widerspiegelt und das sehen wir ja sehr häufig.

00:11:43: Manchmal sind es Feinheiten, da sind so Sachen wie auch die korrekte Anspruch in einem Brief beispielsweise.

00:11:50: Manchmal werden ja auch Briefe generiert oder an Personen.

00:11:55: Und dass es dann auch eine geschiedene Logik hat wenn sich's halt um ein Frau oder einen Mann handeln.

00:12:00: Das ist gerade jetzt in der deutschen Sprache.

00:12:05: Ich finde es immer schade, wenn dann die automatisierten Briefe generiert werden, in denen der Anspruch sehr geehrter Herr oder Frau den Namen noch abdruckt wird.

00:12:16: Das ist nicht für viele Organisationen nicht die Professionalität, die sie sich wünschen, sondern es muss wirklich evaluiert werden und handelt sich um einen Mann oder eine Frau.

00:12:27: Dementsprechend wird ... die Anspruch, entweder die eine Form oder andere Form verwendet.

00:12:35: Und das ist alles Logik, was in diesen Templates eingebracht werden muss und mit unserer Hilfe ist es machbar und an jeder beliebigen Stelle in diesem Dokument.

00:12:47: Es ist wirklich extrem flexibel, was man dort alles machen kann.

00:12:51: Man kann auch sehr viel mit Baustein arbeiten.

00:12:54: Martina wird sicher noch ein bisschen zu erzählen.

00:12:58: sodass man da auch nicht alles immer wieder neu erfinden muss, sondern wieder verwenden kann.

00:13:04: Und das halt in Kombination mit visuellen Qualitäten, wo dann wirklich perfektes Corporate-Design umgesetzt werden kann.

00:13:16: Das ist schon ich würde sagen ein ganz großes Dennis.

00:13:19: Neben dem Qualitätsstandard ja auch die Sicherheit, dass die Daten dann auch wirklich korrekt ... explodiert werden und kommuniziert werden.

00:13:31: Auch da wieder das Thema, das wir uns in der EI folgen, oder das, was in der Plattform ist, wird anzogen genau bei der PDF-Generierung.

00:13:41: Das ist dementsprechend ein PDF.

00:13:43: Je besser datet, desto korrekt er natürlich hat.

00:13:46: Aber das ist klar!

00:13:49: Das ist immer der Fall.

00:13:51: Da kann jetzt NoCopyDF als Tool nicht helfen.

00:13:56: Aber nichtsdestotrotz hat man überhaupt die Möglichkeit, die Daten aus der Plattform anzuziehen.

00:14:03: Wir haben Eduardo auch noch mal gefragt was eigentlich so die Hauptgründe für sie waren und

00:14:08: wie ...

00:14:09: Was Sie eben für Naokut BDF eben wichtig empfunden haben und da hören wir jetzt auch nochmal rein.

00:14:14: Es

00:14:14: war basicamente Rettos von Desenium.

00:14:19: Die individuelle Anpostbarkeit war einer der Hauptgründe, warum wir uns für No-Code PDF entschieden haben.

00:14:26: Neben der Verbesserung des visuellen Designs unserer Dokumente benötigten wir die Flexibilität hochdynamische Layouts zu erstellen und dabei auf jeder Seite eine einheitliche Corporate Identity zu gewährleisten.

00:14:39: Mit No-Code PDF konnten wir die Vorteile fortschrittlicher HTML und CSS Formatierungen voll ausschöpfen, die unsere bisherige Lösung einfach nicht korrekt darstellen konnte.

00:14:50: Außerdem konnten wir damit PDF Vorlagen und andere Dokumentformate nutzen – was es wesentlich einfacher machte professionelle, unstrukturierte Dokumente, unabhängig von ihrer Größe zu

00:15:00: erstellen.".

00:15:05: hervorgehoben, einfach wieder diese Skalierung definitiv ein Aspekt.

00:15:10: Und wir haben uns auch von Eduardo eben sagen lassen dass sie ja generell den Aufwand für die Vorlagenanpassung von einer Woche auf wenige Stunden reduziert haben was im Vergleich einfach

00:15:26: Wahnsinn oder?

00:15:26: Wahnsinn

00:15:27: ist Und auch das denke ich, ist genau für so ein Fall wie wir jetzt am Anfang gesagt haben.

00:15:34: Es gibt verschiedene Dokumentenarten und es gibt eben genau diese Themen wo Dokumente erstellt werden, wo es einfach darum geht, dass muss eine hohe Größe an Dokumete erstellt wird.

00:15:49: Was spannend ist also der Eduardo hat oder Mainbeat hat letztes Jahr angefangen mit Nogopidia zu schaffen?

00:15:56: Und er sagt eigentlich aus diesen Erfahrungen schon, dass sie von einem Anpassungszeitraum vor einer Woche schon wenige Stunden gekommen sind.

00:16:06: Das ist jetzt auch ganz schön, weil es für uns spannend bleibt, wie Sie das weiter reduzieren können, denn wir haben erst gerade den Sommer unsere neue Version der Okopide efflanziert und die macht eben diese Vorlagenerstellung noch mal viel einfacher.

00:16:22: Wir haben vorhin die Blöcke erwähnt, dass wir Inhalte wiederholen.

00:16:29: Wenn wir ein Servicebericht oder auch einen Brief bleiben, wenn wir dort Elemente drin sind und man immer wieder hat zum Beispiel Anrede oder unsere Gruszeilen oder Fussnoten ... oder auch wirklich die ganze Textabschnitt, dann löne sich diese jetzt in der neuesten Version ganz einfach in Form von Blöcks, wo man per Drag & Drop in eine Vorlage initiiert zu eben so einem Template bauen.

00:16:59: Also was wir dort gemacht haben ist so ein bisschen die Vorlagenabpassung auf VR auch abzielt nochmal ein Stückchen vereinfacht, noch einmal ein wenig intuitiver gemacht, noch mal ein wenig mehr No-Code Fokus also dass wir dort auch als im Namen gerecht werden Und darum bleibt es spannend.

00:17:16: Wenn er von einer Woche auf wenige Stunden, hoffe ich, dass das im halben Jahr wenig Minuten

00:17:23: heisst?

00:17:23: Ja!

00:17:24: Ein Punkt, der jetzt noch gar nicht so angesprochen wurde und aber auch wesentlich ist was Zeitersparnis anbelangt, ist nicht unbedingt die Erstellung vor Vorlagen.

00:17:35: Also er hat ja jetzt sehr viel vom Aufwand gesprochen, den sie für das Erstellen des Templates hatten.

00:17:42: wo aber auch ein enormes Potenzial liegt, ist dann noch eine Wiedererstellung der jeweiligen Dokumente in den Prozess eingebettet wird.

00:17:51: Ich kann hier auch Beispiel aus anderen Projekten nennen – also da haben wir ganz konkret einen Unboarding-Prozess, bei dem eine Firma quasi muss umgebordet werden und die bekommen einen Brief ... Quasi ein Einladungsschreiben, wo sie betten werden sich in einem Portal zu registrieren mit den nötigen Informationen etc.

00:18:14: Und der Umboardingprozess wird von irgendeinem externen Wert angestoßen.

00:18:20: und die das Generieren dieser nötige Registrierungsprädenzials bis hin zur Erstellung des Dokuments und der Nachverfolgung.

00:18:30: Das ist ein komplett automatisierter Prozess.

00:18:35: Abgesehen vom Ausdruck von deinem Dokument, beziehungsweise verschicken von diesem Dokument ist alles komplett automatisiert.

00:18:42: Also man muss dann auch nicht irgendwie auf den Knopf drucken damit das Dokument erstellt wird oder was auch immer sondern... Das lässt sich alles komplett in die Prozesse integrieren sodass dort auch eine enorme Zeitersparnis eigentlich genutzt werden

00:18:59: kann.

00:19:02: Im Thema Zeitersparnis, neben dem Einbetten im Prozessen stellt man sich ja auch immer die Frage okay was macht man jetzt eigentlich mit der gewonnenen Zeit?

00:19:13: also wie sieht das jetzt eigentlich auch im Team von Eduardo und auch bei Mainbit aus?

00:19:19: Und das haben wir ihn natürlich auch gefragt.

00:19:24: In

00:19:27: dieser Hinsicht hat es uns im Grunde genommen ermöglicht, wie man es erwähnt die Arbeitszeiten zu

00:19:33: optimieren.

00:19:34: Vor allem mit komplexeren und dynamischeren Formaten zu arbeiten als zuvor.

00:19:39: Jetzt

00:19:39: ist es praktisch ein Kinderspiel verschiedene Designs- und Gestaltungstile zu erstellen und unterschiedliche Elemente in die Dokumente einzubinden.

00:19:49: Ich

00:19:49: würde also sagen dass genau das die Optimierung Zug auf Zeitaufwand und Design erreichen

00:19:55: konnten.

00:19:56: Und die uns die Möglichkeit gibt, uns auf andere Aufgaben zu

00:19:59: konzentrieren.".

00:20:17: wenn man sich dann sozusagen an eine neue Lösung gewöhnt, dass man ja auch irgendwie ein Auge auf die anderen Prozesse hat und das eröffnet eigentlich schon wieder ganz andere Möglichkeiten wie man das Ganze weiter nutzen kann.

00:20:33: Also auch wenn wir natürlich hier geografische Distanz haben zu Mehmit und zu Eduardo, versuchen wir sie so gut, wie es geht, um zu unterstützen.

00:20:44: Es stuckelt aber auch so viel wie nötig.

00:20:47: Sie sind sehr selbstständig mit der Lösung unterwegs, haben zwischen ihnen mal nach Best Practices gefragt und natürlich auch ganz am Anfang, als sie Tab installiert haben, die Einführung von uns bekommen und ein wenig das nicht tasten.

00:21:04: Aber was wir erst kürzlich mit Ihnen gemacht haben ist, dass jetzt etwa ein Jahr nutzt ... ist auch darüber geredet, wo sie die App sonst noch einsetzen können.

00:21:15: Also das Ziel und den Sinn von NoCopyDF ist natürlich schon, dass diese Applikation in allen Bereichen zum Zug kommt, weil sie das eben auch einfach kann.

00:21:24: Es ist unabhängig, ob jetzt Field Service Management, HR, SPM alles.

00:21:32: Sie kann auf der Service-Nauplattform installiert werden an alle Daten, die da drin sind, abbilden.

00:21:38: Das muss Ziel sein und wir helfen sehr gerne, die nötig sind aber natürlich auch bestrebt unsere Kunden so weit zu nehmen, dass sie so selbstständig wie möglich mit der App arbeiten können.

00:21:52: Ein Punkt, das noch ganz wichtig ist.

00:21:55: Die App heisst NoCodePDF Aber die App kann mehr als nur PDF.

00:22:02: Das ist etwas, was vielleicht ein bisschen nicht so aus dem Namen hervorgeholt.

00:22:06: Aber ich möchte dort gerne zwei ...

00:22:08: Und mehr als No-Code?

00:22:09: Ja genau und es kann auch Procode.

00:22:14: Also man kann wirklich richtig komplexe Sachen machen und man hat auch die Möglichkeit – das ist glaube ich noch ganz wichtig!

00:22:20: Man hat die Möglichkeit der No-Code quasi dennoch zusätzlich zu erweitern.

00:22:26: Oder sagen das Erweiterungen im CSS-Umfeld oder Erweitarung im HTML-Cod?

00:22:32: Das ist alles jederzeit möglich, weil schlussendlich wird im Hintergrund Code generiert und man hat die Möglichkeit dort auch noch Einfluss daraufzunehmen.

00:22:40: Also mal das eine.

00:22:41: Das andere ist – und das nutze ich mir konkret in Projekt – das Werkzeug kann auch dynamischen HTML payload generieren.

00:22:53: Zum Beispiel haben wir verschiedene Projekte, die nicht Dokumente generieren, sondern komplexe E-Mails in Form von html und wo eigentlich genau das Gleiche passiert wie wir vorhin schon davon gesprochen haben.

00:23:10: also man hat halt irgendwie einen bestimmten Textblock möchte ich dort aus unterschiedlichen Bereichen diese Informationen hinzufügen und das dann als HTML per E-Mail verschicken.

00:23:22: Das ist auch eine Anforderung, die sich ohne Probleme mithilfe der NoCodePDF Lottler umsetzt.

00:23:28: Und wie gesagt, es geht nicht unbedingt aus dem Namen hervor aber es funktioniert extrem gut und wird von uns sehr, sehr gut eingesetzt.

00:23:38: Der letzte Teil, den ich noch gerne möchte anbringen, ist man kann auch recht einfach mit existierenden Vorlagen arbeiten.

00:23:46: Also wenn jemand zum Beispiel ein HTML-Dokument schon hat, beispielsweise Word oder man kann ja aus Word raus den HTML extrahieren und das als Startpunkt für einen Template in No Code PDF.

00:24:04: Das lässt auch noch einmal die Erstellungszeit massiv zusammenschrumpfen.

00:24:10: Also all die, die jetzt ... Hundte von Worldvorlagen hand und perfektioniert hand.

00:24:16: Und bis sie das letzte Detail definierten, die kann man einfach weiter nutzen im No-Copy-DF.

00:24:22: Wie Martin gesagt hat, hat er mit extra hirat das No-copy-Df innen?

00:24:30: Ich denke für's Ende finde ich es noch wichtig nochmal kurz das Thema zu erwähnen was du am Anfang gesagt hast dass man sich das ja gar nicht bewusst ist, wenn man Prozesse digitalisiert.

00:24:42: Dass man die Dokumente braucht und um den Prozess wirklich durchzugehen und erfolgreich durchzugehnen.

00:24:48: Und da dachte ich mir vielleicht können wir auch hier nochmal Tipps an die Zuhörer geben, die sich vielleicht jetzt auch denken, oh stimmt also es gibt vielleicht wirklich segmentierte Prozessschritte, die man dann halt einfach ja nicht innerhalb des Prozesses macht weil man einfach da keine Lösung hat.

00:25:08: Wie geht man das Ganze an?

00:25:11: Man vergisst es ja meistens nicht, sondern ich glaube für mich mehr unterschätzt einfach.

00:25:16: Dass doch auch ein Prozessschritt quasi grösser ist und aufwendiger ist als man meint.

00:25:22: Und ich glaube dass wir dort der Menge aus Unwissen oder vielleicht auch etwas Bequemlichkeit den Medienbruch in Kauf nimmt und denkt dann machen wir es halt mit uns eine Wortvorlage weil die haben wir ja alle schon gemacht.

00:25:34: Oder da ist ja schon viel Geld hier geflossen, viel Zeit.

00:25:37: Also nutzen wir doch die, weil sie auf unserer Ablage haben.

00:25:40: Und ja, dann kopieren es halt irgendwelche Sachen über.

00:25:44: Das ist so der Use Case wo man noch viel antrefft oder das Copy-Paste irgendwo annehmen und natürlich im besten Fall passiert irgendwie noch ein Schreibfehler oder einen verpassten Absatz.

00:25:55: und dann sind wir wieder bei der Qualität, die wir am Anfang erwähnt haben.

00:25:59: Eigentlich glaube ich, ist das den grösste Knackpunkt?

00:26:04: oder einen grösseren Knackpunkt zumindest, dass man sich bewusst ist wie wichtig und relevant der Schritt ist.

00:26:12: Und dass er eben nicht einfach von alleine funktioniert sondern dass man eine Idee wie alle anderen Prozessschritte ein bisschen Gedanken gut investieren muss um vielleicht eine Lösung haben, die das kann.

00:26:24: Das kann ServiceNow schon sein aber NoCopyDF ist auf jeden Fall.

00:26:30: Ich glaube wichtig ist auch noch Nach wie vor in der heutigen Zeit, obwohl wir ja extrem viel von Digitalisierung sprechen.

00:26:41: Output vom physischen Dokument nach wie vor ein ganz grosser Rollenspiel.

00:26:47: Viele sagen immer, man machen ja auch no paper oder einfach die papierlose Büro- oder Papierloseprozesse und wenn das möglich ist super!

00:27:00: Dann kann NOKO-PDF unter Umständen gleich noch ein Nutzer sein, das Beispiel vorne erwähnt mit HTML Content.

00:27:09: Aber nichtsdestotrotz haben wir nach wie vor eine enorm häufig die Falle, dass wirklich ein Dokument muss generiert werden.

00:27:18: Sei es im HR-Prozess oder der Onboardingprozess, den ich vorher beschrieben habe?

00:27:25: die andere Seite noch gar nicht elektronisch erreicht werden, weil einfach noch keine Informationen vorhanden sind.

00:27:32: Ausser eine Postadresse.

00:27:34: und dann bleibt halt nichts anderes übrig als ein Brief zu schreiben.

00:27:40: oder man sagt, man möchte rechtlich binden diese Dokumente generieren.

00:27:46: Man kann mittlerweile elektronische Unterschriften etc.

00:27:49: machen aber Nicht überall ist das vielleicht in dieser Form möglich oder gewünscht.

00:27:57: Oder einfach auch aussus.

00:27:59: Es ist manchmal auch, was ist das relevante Geschäftsgebahre, die vor beiden Parteien erwartet wird und sehr häufig rundt dort halt gleich noch irgendeine Form von einem Dokument ins Spiel?

00:28:11: Muss nicht unbedingt immer ausdruckt werden.

00:28:13: Manchmal ist es halt eine elektronische Form von dem PDF aber nichtsdestotrotz Output im Formen von Dokumenten ist nach wie vor sehr, sehr häufig anzutreffen.

00:28:26: Ich glaube auch einfach noch, bevor wir zum Schluss kommen, zeigt es einem mehr oder was alles möglich ist auf dieser Plattform.

00:28:36: Entweder auf ihr selbst oder mit so einer Store-App, wie wir sie jetzt haben aber auch einmal mehr, dass diese Plattform wirklich den Use Cases und der Bedürfnis unserer Kunden... voll gerecht werden und dass das im Zentrum steht.

00:28:54: Vor allem wenn wir dann eben sagen, wir digitalisieren unser Prozess und machen es wirklich auch in die Breite, damit es konsequent ... versucht wird und konsequent auch verfolgt wird.

00:29:11: Und im besten Fall wirklich gar keine Medi-Brüche mehr nötig sind, um alles einheitlich und eben fehlerfrei und qualitativ hochwertig auf dieser Plattform zu machen.

00:29:22: Ja ich glaube es muss einem einfach bewusst werden dass es mit NoCodePDF möglich ist das alles zu machen.

00:29:28: und wer dem noch nicht bewusst ist beziehungsweise wer noch mehr Infos zur NoCodPDF?

00:29:35: haben möchte.

00:29:37: Wir haben auch verschiedene Tutorials zu No-Good PDF und wie das in der ServiceNow Instanz eben genutzt werden kann, auf YouTube einfach damit man da generell mal sehen kann in Action wie No-good PDF eigentlich im Arbeitsalltag genutst werden kann?

00:29:54: Ja also dir gibt es auf jeden Fall.

00:29:56: Da gibt's jeneste Materialien wo wir KAA schauen.

00:30:00: und vielleicht für die, die das schon gemacht haben Wie könnte ich denn jetzt konkret etwas angehen?

00:30:09: Vielleicht können wir dann auch noch etwas auf den Weg gehen.

00:30:12: Punkt eins, sehr gerne mit uns in Kontakt treten.

00:30:16: Wir tauschen uns immer sehr gerne aus.

00:30:19: aber abgesehen von dem ist es glaube ich auch ratsam dass wenn man jetzt so was will starten, dass man dann auch relativ schnell definiert wie würden das in einer Organisation funktionieren.

00:30:34: also sprich wir werden beispielsweise die Governance um solche Templates zu erstellen.

00:30:39: Dürfte es jeden wahrscheinlich nicht unbedingt unsere Empfehlung.

00:30:46: aber wer macht das oder nach welchen Vorgaben, nach welcher Spielregel?

00:30:51: Wie wird ein neues Template bestellt innerhalb dieser Organisation.

00:30:59: Wie werden Änderungen gekannt?

00:31:01: Wer macht das, wie ist das Corporate Design und so weiter?

00:31:05: Wie kommt alles da rein?

00:31:07: Webflaggt die Bausteine oder wir haben ja jetzt in der aktuellsten Version eine massive Verbesserung, was diese Wiederverwendbarkeit anbelangt von den Baustellen, die im Dokument verwendet werden können.

00:31:21: Also wer kümmert sich darum pflegt die etc.

00:31:25: Und dann ist es aber auch so, dass ich glaube ein faire Aussage ist wenn man sagt hey wir machen nicht hundert verschiedene Templates auf das Moll sondern wir starten einmal mit etwasem wo man sagt Hey das ist kritisch.

00:31:37: das wollen wir gerne angehen.

00:31:39: Das ist für uns ein wichtiges Dokument und das machen wir mal end-to-end also die Erstellung von diesem template bis hin zur Einbettung im Prozess.

00:31:50: Und wie würde das dann konkret funktionieren?

00:31:53: Ich glaube an dieser Stelle ist es auch ganz wichtig zu verstehen, dass nicht nur eine technische Diskussion, sondern dort müssen die Leute aus diesen jeweiligen Geschäftsbereichen, die Process Owner beziehungsweise die Menschen, die im täglichen Alltag eigentlich den Prozess durchleben.

00:32:12: Die müssen mit einbunden sein!

00:32:14: Sie müssen verstehen, wie das funktioniert und zu welchem Zeitpunkt es passiert.

00:32:19: Die sind auch relevant wenn es darum geht was soll denn der Inhalt dieser Dokumente sein etc.

00:32:24: oder welche Spezialfälle gibt es sonst alle noch?

00:32:32: Und dann ist es natürlich so dass gerade bei uns hier in der Schweiz Theoretisch vier Sprachen.

00:32:39: In der Praxis kommen meistens nur drei zur Anwendung, aber es ist einfach eine Mehrsprachigkeit ein Thema und bei diesen Kunden oder Projekten, die wir betreuen wird zum Teil dann auch noch als vierte Sprache nicht unbedingt rhetoromanisch, aber englisch auch noch verwendet auf internationales Publikum.

00:33:00: Das heisst, wir haben gleich relativ schnell vier Spraches, die man bedienen muss Und das ist halt eine Komplexität, die entsprechend dazu kommt und mit der können wir auf extrem gut umgehen.

00:33:14: Ohne dass wir eigentlich grossartig bis dafür müssen tun.

00:33:18: also diese Logik ist im No Code PDF

00:33:22: einbettet.

00:33:22: Das weiße von MainBit können ja auch empfehlen, dass er sozusagen den Startpunkt in einem Prozess gesetzt hat und dort einmal Genau diesen Prozess tun die End-to-End-Prozesse, den du gemeint hast.

00:33:34: Martin dort einfach mal erstmal durch umzusetzen.

00:33:38: Absolut und ich meine wenn dann die Organisationen verstanden haben was möglich ist, dann können wir eigentlich diese Idee wie von alleine... Der

00:33:45: Hunger!

00:33:46: Der Hunger kommt denn sowieso?

00:33:48: Absolut also.

00:33:49: und da gibt es genug andere Beispiel wo man vielleicht einmal mit einer bestimmten Ja, die Problemstellung gestartet ist.

00:33:57: Man hat dann das entsprechend umgesetzt und plötzlich hat man gesagt auch, können wir nicht da noch etwas tun?

00:34:01: Und dann ist vielleicht noch das Thema interne Ausbildung, wo dann vielleicht zum Schluss irgendein Diplom in Form von einem Dokument erstellt wird.

00:34:10: oder es sind andere Prozesse, die wiederum halt Dokumente ausgestellt werden ... Oder eben das Beispiel mit HTML-Content für E-Mails... Also es gibt so viele Möglichkeiten an dieser Stelle!

00:34:25: Vielen, vielen Dank auch jetzt noch mal für die Tipps Martina und Martin.

00:34:31: Danke dass ihr da wart!

00:34:32: Und ja wer sich noch mehr über Norcot PDF informieren möchte es gibt auf jeden Fall auf YouTube Erklärvideos die euch anschauen könnt und könnt auch in die Success Stories reinschauen auf unserer Website.

00:34:46: Da ist auch Main Bit nochmal beschrieben aber auch der Case von der SPB den Martina eben auch erwähnt hat.

00:34:54: Ja und für die, die eigentlich nicht noch gross wollen umschnüren wie unsere Zürcher-Kollegen das würde sagen.

00:35:02: Die können natürlich auch sofort in den ServiceNow App Store gehen und entweder nach Active suchen oder NoCode PDF und sofort ein Trial bestellen, dass wir natürlich dann auch sehr gerne freischalten würden um NoCodes PDF einfach da mal auf einer eigenen Instanz, Vorproduktionsinstanz können auszuprobieren.

00:35:24: Vielleicht auch noch ganz kurz.

00:35:25: Also wenn ihr schon Service-Naukund seid, dann könntet das Shrial einfach anfragen.

00:35:30: Es muss nicht von uns freigegeben werden.

00:35:31: Dann können wir das gleich sofort überwenden.

00:35:33: Wer nur noch nicht Service-naukund ist, darf sich aber auch sonst ausstehen.

00:35:37: Dann zeigen wir das auch so.

00:35:38: Ich würde mich gerne an podcastaddactive.ch und bis zum nächsten Mal!

00:35:44: Danke, tschüss!

00:35:45: Tschüss zusammen.